Bokföra Extern Representation, Kundmiddagar och Representationskostnader – Regler och Exempel

Extern representation inkluderar kostnader för att förbättra affärsrelationer med kunder, leverantörer och andra externa parter. Exempel på sådana kostnader är måltider som frukost, lunch, middag, dryck, biljetter till event, golf och representationsgåvor. Här går vi igenom hur du korrekt bokför extern representation och vad som gäller för avdrag och moms.

Vad räknas som extern representation?

Extern representation syftar till att skapa eller bibehålla affärsrelationer med personer utanför företaget. Det kan vara måltider eller andra aktiviteter som har ett direkt samband med affärsverksamheten, såsom kundmiddagar, evenemang eller gåvor.

Skattemässiga avdrag för representation

För att kunna göra skattemässiga avdrag för representationsutgifter måste det finnas ett tydligt samband med företagets affärsverksamhet. Representation som är kopplad till affärsförbindelser eller personalvård kan vara avdragsgill. Exempelvis:

• Inga avdrag ges för måltider (frukost, lunch eller middag) från och med 2024.
• Enklare förtäring, som kaffe, frukt eller kakor, är avdragsgill upp till 60 SEK per person.
• Kringkostnader som biljetter till teater, idrottsevenemang eller greenfee vid golf är avdragsgilla upp till 180 SEK per person.

Momsregler för representation

Moms på representationskostnader är avdragsgill för en momsregistrerad enhet, men det finns begränsningar:

• För måltider får momsunderlaget vara max 300 SEK per person.
• Vid blandade kostnader (t.ex. mat och alkohol) kan momsavdraget göras proportionellt baserat på 12 % för mat och 25 % för alkohol.

Exempel på bokföring av extern representation

Exempel 1: Kundmiddag betald med företagskort
En anställd har betalat för en middag med 3 kunder på restaurang, total kostnad 2 370 SEK (inklusive 370 SEK moms). Den skattemässigt avdragsgilla kostnaden för måltiden är 0 SEK och avdragsgill moms är 222 SEK. Bokföringen ser ut så här:

Exempel 2: Golf med kunder, betald av anställd (direktbetalning)
En anställd har betalat greenfee för 4 personer vid ett golfevent, total kostnad 2 120 SEK (inklusive 120 SEK moms). Här är avdragsgill representation 720 SEK (180 SEK/person) och avdragsgill moms 43 SEK. Bokföringen blir:

Momsdeklaration

Den ingående momsen för representation redovisas i ruta 48 i momsdeklarationen, medan själva kostnaden inte rapporteras där.

Sammanfattning

Vid bokföring av extern representation är det viktigt att notera syftet med kostnaden och vilka som deltagit. Se till att hålla dig inom de skattemässiga avdragsramarna och att korrekt redovisa moms. Korrekt bokföring säkerställer att ditt företag uppfyller reglerna och får tillgång till eventuella avdrag.